1 436 Posti di lavoro per Executive Assistant-Settore Industria in Italia

Overview

High-Level Assistant to a Senior Executive

This role presents an exceptional opportunity for a highly organized and adaptable individual to serve as a personal and executive assistant to a senior executive of a prestigious organization.

• Location: Milan, Italy
• Contract: Full-time, Permanent
• Working Hours: Monday to Friday, 9am - 5pm (with occasional weekend and out of hours flexibility)

• Provide high-level support across personal and professional tasks, in close collaboration with the Chief of Staff to streamline operations.
• Manage complex schedules and oversee property and household management.
• Ensure efficient communication and act as a trusted aide to the senior executive.

• Fluent in Italian and English.
• Background in personal / executive assistance, ideally within a family office, luxury travel / brand, or entrepreneurial / founder-led environment.
• Ability to manage multiple tasks efficiently while maintaining flexibility to last-minute changes.
• Strong written and oral communication skills, with a high level of discretion and confidentiality.
• Comfortable working in a fast-paced environment, adjusting to the senior executive's working style.

Overview

Due to an internal secondment, a position is available for a professional and diligent Team Administrator who excels in a dynamic environment. This role involves providing support to two members of our Executive Leadership Team and their teams: the Chief Quality Officer and the Practice, Quality and Risk team, and the Chief Strategy Officer and the Strategy and Growth team.

• Organise and coordinate meetings - bookings, calendars and related logistics
• Diary Coordination for Chief Quality Officer and Chief Strategy Officer
• Development of presentations and Slide Packs
• File and resources management - SharePoint
• Management and coordination of mini projects and improvement initiatives
• Assistance in orientation and support of incoming and outgoing team members
• Management and coordination of team events and travel arrangements
• Processing of purchase orders, invoices, & expense reconciliation - Basware

• Demonstrated experience in a similar position supporting at executive level - preferred
• Experience in Aged Care / Healthcare, Quality & Governance - Highly regarded
• Tertiary qualifications in Business Administration or equivalent working exp
• Ability to work collaboratively with team members and internal and external stakeholders
• Competent in using computer systems & MS Office suite including Power Point or related, with Advanced skills in Microsoft Outlook, Word, and Sharepoint preferred
• Willingness to obtain a Police Check

• Contratto di lavoro : Tempo indeterminato
• Retribuzione : €3.500,00 - €5.000,00 al mese
• Disponibilità : Dal lunedì al venerdì
• Retribuzione supplementare : Bonus

Due to an internal secondment, a position is available for a professional and diligent Team Administrator who excels in a dynamic environment. This role involves providing support to two members of our Executive Leadership Team and their teams: the Chief Quality Officer and the Practice, Quality and Risk team, and the Chief Strategy Officer and the Strategy and Growth team.

• Organise and coordinate meetings - bookings, calendars and related logistics
• Diary Coordination for Chief Quality Officer and Chief Strategy Officer
• Development of presentations and Slide Packs
• File and resources management - SharePoint
• Management and coordination of mini projects and improvement initiatives
• Assistance in orientation and support of incoming and outgoing team members
• Management and coordination of team events and travel arrangements
• Processing of purchase orders, invoices, & expense reconciliation - Basware

• Demonstrated experience in a similar position supporting at executive level - preferred
• Experience in Aged Care / Healthcare, Quality & Governance - Highly regarded
• Tertiary qualifications in Business Administration or equivalent working exp
• Ability to work collaboratively with team members and internal and external stakeholders
• Competent in using computer systems & MS Office suite including Power Point or related, with Advanced skills in Microsoft Outlook, Word, and Sharepoint preferred
• Willingness to obtain a Police Check

• Contratto di lavoro : Tempo indeterminato
• Retribuzione : €3.500,00 - €5.000,00 al mese
• Disponibilità : Dal lunedì al venerdì
• Retribuzione supplementare : Bonus

High-Level Assistant to a Senior Executive

This role presents an exceptional opportunity for a highly organized and adaptable individual to serve as a personal and executive assistant to a senior executive of a prestigious organization.

• Location: Milan, Italy
• Contract: Full-time, Permanent
• Working Hours: Monday to Friday, 9am - 5pm (with occasional weekend and out of hours flexibility)

• Provide high-level support across personal and professional tasks, in close collaboration with the Chief of Staff to streamline operations.
• Manage complex schedules and oversee property and household management.
• Ensure efficient communication and act as a trusted aide to the senior executive.

• Fluent in Italian and English.
• Background in personal / executive assistance, ideally within a family office, luxury travel / brand, or entrepreneurial / founder-led environment.
• Ability to manage multiple tasks efficiently while maintaining flexibility to last-minute changes.
• Strong written and oral communication skills, with a high level of discretion and confidentiality.
• Comfortable working in a fast-paced environment, adjusting to the senior executive's working style.

Overview

Grafton Office è un team dedicato a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito Accounting, Sales, Marketing, HR, Legal, Purchasing e Office Management . Siamo un team di professionisti appassionati, che lavora per accompagnare i candidati verso le mansioni ed i contesti aziendali più coerenti con le loro competenze e le loro aspettative.

Per azienda cliente del settore tabacco selezioniamo:

1 Finance analyst & executive support appartenente alle categorie protette L68/99

• Supporto esecutivo: Organizzare la logistica di viaggio per i dirigenti
• Gestire i calendari esecutivi con un efficace definizione delle priorità delle riunioni e delle scadenze
• Coordinare riunioni interne ed esterne, eventi e pranzi di lavoro
• Supervisionare la logistica delle riunioni, inclusa la preparazione dell'agenda, la configurazione della sede e le piattaforme virtuali
• Monitorare le attività chiave, i follow-up e garantire il completamento tempestivo
• Supporto all'onboarding per le nuove assunzioni e assistenza per gli espatriati in arrivo
• Gestire gli ordini di acquisto, le forniture per ufficio e i processi di viaggio e spese (T&E)
• Attività finanziarie: Fornire supporto proattivo ai team interfunzionali (Marketing, Legale, Risorse Umane) per l'elaborazione delle fatture, la gestione degli ordini di acquisto e i pagamenti urgenti
• Assistere nella preparazione del bilancio statutario locale
• Supportare le attività di audit (KPMG, SOX, Tax) attraverso l'estrazione dei dati e la raccolta di documenti tramite SAP
• Compilare la documentazione per le verifiche fiscali (ad esempio fatture, registri di pagamento)
• Preparare e presentare relazioni normative per autorità come la Banca d'Italia e l'ISTAT

• Appartenenza alle categorie protette L 68/99 (invalidità civile)
• Esperienza comprovata in ruoli di assistenza esecutiva e/o supporto finanziario
• Forti capacità organizzative con la capacità di gestire più priorità in un ambiente frenetico
• Competenza nella suite Microsoft Office, in particolare Outlook, Excel e PowerPoint
• Esperienza pratica con SAP, in particolare per i processi finanziari e di audit
• Familiarità con le procedure di audit (KPMG, SOX, Tax) e le pratiche di rendicontazione normativa
• Eccellenti capacità comunicative, sia verbali che scritte, in inglese
• Discrezione e riservatezza, soprattutto quando si tratta di informazioni sensibili
• Mentalità proattiva con un forte senso di appartenenza e attenzione ai dettagli
• Atteggiamento alla risoluzione dei problemi e flessibilità nell'adattarsi alle esigenze in evoluzione
• Curiosità e volontà di imparare, con apertura a crescere sia professionalmente che personalmente

Orario di lavoro: full time. 3 gg alla settimana di Smart Working, short Friday (uscita alle 14:00 tutti i venerdì)

Luogo di lavoro: Roma Eur

*Grafton Office è una specializzazione di Gi Group Spa autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (Aut. Min. 26/11/2004 PROT. 1101 - SG).

L’offerta si intende rivolta ai candidati nel rispetto del D.lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento.

I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 senza link di riferimento.

Grafton Office è un team dedicato a valorizzare le esperienze, le competenze e il potenziale dei candidati in ambito Accounting, Sales, Marketing, HR, Legal, Purchasing e Office Management . Siamo un team di professionisti appassionati, che lavora per accompagnare i candidati verso le mansioni ed i contesti aziendali più coerenti con le loro competenze e le loro aspettative.

Per azienda cliente del settore tabacco selezioniamo:

1 Finance analyst & executive support appartenente alle categorie protette L68/99

• Supporto esecutivo: Organizzare la logistica di viaggio per i dirigenti
• Gestire i calendari esecutivi con un efficace definizione delle priorità delle riunioni e delle scadenze
• Coordinare riunioni interne ed esterne, eventi e pranzi di lavoro
• Supervisionare la logistica delle riunioni, inclusa la preparazione dell'agenda, la configurazione della sede e le piattaforme virtuali
• Monitorare le attività chiave, i follow-up e garantire il completamento tempestivo
• Supporto all'onboarding per le nuove assunzioni e assistenza per gli espatriati in arrivo
• Gestire gli ordini di acquisto, le forniture per ufficio e i processi di viaggio e spese (T&E)
• Attività finanziarie: Fornire supporto proattivo ai team interfunzionali (Marketing, Legale, Risorse Umane) per l'elaborazione delle fatture, la gestione degli ordini di acquisto e i pagamenti urgenti
• Assistere nella preparazione del bilancio statutario locale
• Supportare le attività di audit (KPMG, SOX, Tax) attraverso l'estrazione dei dati e la raccolta di documenti tramite SAP
• Compilare la documentazione per le verifiche fiscali (ad esempio fatture, registri di pagamento)
• Preparare e presentare relazioni normative per autorità come la Banca d'Italia e l'ISTAT

• Appartenenza alle categorie protette L 68/99 (invalidità civile)
• Esperienza comprovata in ruoli di assistenza esecutiva e/o supporto finanziario
• Forti capacità organizzative con la capacità di gestire più priorità in un ambiente frenetico
• Competenza nella suite Microsoft Office, in particolare Outlook, Excel e PowerPoint
• Esperienza pratica con SAP, in particolare per i processi finanziari e di audit
• Familiarità con le procedure di audit (KPMG, SOX, Tax) e le pratiche di rendicontazione normativa
• Eccellenti capacità comunicative, sia verbali che scritte, in inglese
• Discrezione e riservatezza, soprattutto quando si tratta di informazioni sensibili
• Mentalità proattiva con un forte senso di appartenenza e attenzione ai dettagli
• Atteggiamento alla risoluzione dei problemi e flessibilità nell'adattarsi alle esigenze in evoluzione
• Curiosità e volontà di imparare, con apertura a crescere sia professionalmente che personalmente

Orario di lavoro: full time. 3 gg alla settimana di Smart Working, short Friday (uscita alle 14:00 tutti i venerdì)

Luogo di lavoro: Roma Eur

*Grafton Office è una specializzazione di Gi Group Spa autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (Aut. Min. 26/11/2004 PROT. 1101 - SG).

L’offerta si intende rivolta ai candidati nel rispetto del D.lgs. n. 198/2006 e ss.mm.ii. e dei Decreti Legislativi n. 215 e n. 216 del 2003 sulle parità di trattamento.

I candidati sono invitati a leggere l’informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679/2016 senza link di riferimento.

Overview

FILIALE : ROMA OFFICE - SPECIALIZZAZIONE : CORE SKILL - Office - Diversity Talent

Grafton Office

Grafton Office è una specializzazione di Gi Group Spa autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali (Aut. Min. 26 / 11 / 2004 PROT. 1101 - SG).

Per azienda cliente del settore tabacco selezioniamo :

• Organizzare la logistica di viaggio per i dirigenti
• Gestire i calendari esecutivi con un'efficace definizione delle priorità delle riunioni e delle scadenze
• Coordinare riunioni interne ed esterne, eventi e pranzi di lavoro
• Supervisionare la logistica delle riunioni, inclusa la preparazione dell'agenda, la configurazione della sede e le piattaforme virtuali
• Monitorare le attività chiave, i follow-up e garantire il completamento tempestivo
• Supporto all'onboarding per le nuove assunzioni e assistenza per gli espatriati in arrivo
• Gestire gli ordini di acquisto, le forniture per ufficio e i processi di viaggio e spese (T&E)
• Fornire supporto proattivo ai team interfunzionali per l'elaborazione delle fatture, la gestione degli ordini di acquisto e i pagamenti urgenti
• Assistere nella preparazione del bilancio statutario locale
• Supportare le attività di audit (KPMG, SOX, Tax) attraverso l'estrazione dei dati e la raccolta di documenti tramite SAP
• Compilare la documentazione per le verifiche fiscali (ad es. fatture, registri di pagamento)
• Preparare e presentare relazioni normative per autorità come la Banca d'Italia e l'ISTAT

• Appartenenza alle categorie protette L 68 / 99 ( invalidità civile )
• Esperienza comprovata in ruoli di assistenza esecutiva e / o supporto finanziario
• Forti capacità organizzative con la capacità di gestire più priorità in un ambiente frenetico
• Competenza nella suite Microsoft Office, in particolare Outlook, Excel e PowerPoint
• Esperienza pratica con SAP, in particolare per i processi finanziari e di audit
• Familiarità con le procedure di audit (KPMG, SOX, Tax) e le pratiche di rendicontazione normativa
• Eccellenti capacità comunicative, sia verbali che scritte, in inglese
• Discrezione e riservatezza
• Mentalità proattiva con un forte senso di appartenenza e attenzione ai dettagli
• Atteggiamento alla risoluzione dei problemi e flessibilità nell'adattarsi alle esigenze in evoluzione
• Curiosità e volontà di imparare, con apertura a crescere sia professionalmente che personalmente

Orario di lavoro : full time. 3 gg alla settimana di Smart Working , short Friday (uscita alle 14:00 tutti i venerdì)

Luogo di lavoro : Roma Eur

I candidati sono invitati a leggere l informativa privacy ai sensi degli artt. 13 e 14 del Reg. EU 679 / 2016 al seguente indirizzo / privacy-candidati

by helplavoro.it

Page Personnel

• Gestire l'agenda e gli appuntamenti del titolare.
• Contatto cliente, gestione contrattualistica, e supporto alla preventivazione per conto del titolare.
• Coordinare le comunicazioni interne ed esterne, inclusa la gestione delle email.
• Organizzare viaggi, trasferte e meeting aziendali.
• Preparare report e presentazioni per il team dirigenziale.
• Gestire documentazione amministrativa e archiviazione.
• Supportare le attività quotidiane di ufficio per garantire efficienza operativa.
• Collaborare con altri dipartimenti per agevolare la comunicazione e il flusso di informazioni.
• Assicurare la riservatezza delle informazioni sensibili aziendali.

Un Executive Assistant & Office Support di successo dovrebbe avere:

• Diploma o laurea preferibilmente in discipline economiche o umanistiche.
• Interesse e passione per il mondo eventi, musica, strettamente collegato al prodotto aziendale.
• Esperienza pregressa nel supporto commerciale o nel ruolo di segreteria.
• Ottima conoscenza del pacchetto Microsoft Office, in particolare Excel e PowerPoint.
• Capacità di gestione del tempo e organizzazione delle priorità.
• Buona padronanza della lingua inglese - livello B2/C1.
• Attenzione ai dettagli e discrezione nella gestione di informazioni riservate.

La società è una realtà consolidata di medie dimensioni operante nel settore Telecomunicazioni e Impianti Radiofonici, con sede a Cinisello Balsamo. L'azienda si distingue per il suo approccio orientato al cliente e per la sua attenzione al miglioramento continuo dei processi aziendali.

Ottima opportunità di carriera.

Settore: Altro

Ruolo: Altro