289 Posti di lavoro per Executive assistant--settore industria in Monza

Overview

High-Level Assistant to a Senior Executive

This role presents an exceptional opportunity for a highly organized and adaptable individual to serve as a personal and executive assistant to a senior executive of a prestigious organization.

• Location: Milan, Italy
• Contract: Full-time, Permanent
• Working Hours: Monday to Friday, 9am - 5pm (with occasional weekend and out of hours flexibility)

• Provide high-level support across personal and professional tasks, in close collaboration with the Chief of Staff to streamline operations.
• Manage complex schedules and oversee property and household management.
• Ensure efficient communication and act as a trusted aide to the senior executive.

• Fluent in Italian and English.
• Background in personal / executive assistance, ideally within a family office, luxury travel / brand, or entrepreneurial / founder-led environment.
• Ability to manage multiple tasks efficiently while maintaining flexibility to last-minute changes.
• Strong written and oral communication skills, with a high level of discretion and confidentiality.
• Comfortable working in a fast-paced environment, adjusting to the senior executive's working style.

Overview

Area Brokers Industria S.p.A., fondata nel 1997, è una realtà specializzata nella consulenza sui rischi aziendali e nella gestione assicurativa. Parte del gruppo internazionale PIB Group, siamo presenti su tutto il territorio italiano e vantiamo una rete solida di partnership con oltre 40 compagnie assicurative a livello globale.

Negli ultimi anni abbiamo sviluppato una forte specializzazione nel mercato automotive, affiancando concessionari, gruppi dealer e operatori del settore nella creazione di soluzioni assicurative personalizzate per la vendita e la protezione dei veicoli. La nostra esperienza nel settore ci consente di offrire strumenti concreti per migliorare la redditività e la fidelizzazione dei clienti, integrando l’offerta assicurativa con le dinamiche commerciali tipiche del mondo dell’automotive.

Stiamo cercando un/una Assistente Personale a supporto del CEO di PIB Italia, figura di riferimento per lo sviluppo strategico del Gruppo sul territorio nazionale. Il ruolo prevede una stretta collaborazione con il CEO, facilitando la sua operatività quotidiana e contribuendo a mantenere alta l’efficienza organizzativa e relazionale.

• Gestione dell’agenda e pianificazione di appuntamenti, incontri, call e trasferte nazionali/internazionali
• Organizzazione e gestione di riunioni strategiche, inclusa la calendarizzazione, la logistica, la redazione di verbali e il follow-up operativo
• Coordinamento delle attività tra il CEO e i team locali e internazionali
• Monitoraggio delle scadenze e supporto nella gestione di priorità complesse
• Redazione di comunicazioni e documenti riservati (note, email, report)
• Interfaccia con interlocutori interni ed esterni, inclusi membri del leadership team, partner e istituzioni
• Gestione di pratiche amministrative legate alle attività del CEO
• Presenza e supporto diretto in sede e, se necessario, durante eventi o trasferte

• Esperienza di almeno 2-3 anni in ruoli di assistenza a figure C-level, preferibilmente in contesti internazionali o strutturati
• Capacità organizzative eccellenti e approccio multitasking
• Flessibilità, discrezione e forte senso di responsabilità
• Ottime doti comunicative e relazionali
• Elevata padronanza degli strumenti digitali (Google Workspace, Microsoft Office, strumenti di videoconferenza e calendar sharing)
• Ottima conoscenza della lingua inglese (parlata e scritta)
• Atteggiamento proattivo, riservato e orientato alla soluzione dei problemi

• Contratto: Tempo Indeterminato
• CCNL: Commercio – 14 mensilità
• Benefit: Ticket restaurant e piano di welfare aziendale

Se sei un/una professionista strutturato/a, dinamico/a e autonomo/a, con la voglia di affiancare una figura chiave nella crescita di una realtà internazionale, inviaci il tuo curriculum vitae.

Cerchiamo persone in grado di fare la differenza, con entusiasmo, precisione e visione.

Overview

Il nostro cliente è una azienda italiana, in forte crescita, attiva nello sviluppo e gestione di impianti per la produzione di energia da fonti rinnovabili. Opera a livello nazionale e internazionale, con un approccio integrato e orientato alla sostenibilità, supportando la transizione energetica attraverso progetti ad alto impatto ambientale e tecnologico. Per la propria sede di Milano è alla ricerca di un/una Executive Assistant.

La figura selezionata sarà responsabile di:

• Gestire in autonomia l’agenda del CEO, pianificando appuntamenti, trasferte, incontri e impegni strategici, anche in ambito internazionale.
• Coordinare le comunicazioni interne ed esterne, garantendo un flusso informativo chiaro, preciso e riservato.
• Organizzare e facilitare riunioni, predisponendo documentazione, verbali e materiali di supporto.
• Monitorare scadenze e attività critiche, supportando la definizione delle priorità.
• Gestire documenti riservati e materiali sensibili con la massima discrezione e accuratezza.
• Facilitare le interazioni con stakeholder nazionali e internazionali, fungendo da punto di riferimento autorevole per il top management.
• Collaborare trasversalmente con le funzioni aziendali, assicurando fluidità operativa e allineamento strategico.

• Laurea in discipline economiche, linguistiche o umanistiche, o cultura equivalente.
• Almeno 6-8 anni in ruoli analoghi (Executive Assistant, Segreteria di Alta Direzione), maturati in contesti aziendali strutturati e internazionali, preferibilmente nei settori finanziario, energetico o industriale.
• Inglese fluente (scritto e parlato), con comprovata capacità di interazione con interlocutori internazionali.
• Eccellenti capacità organizzative e di gestione delle priorità.
• Attitudine alla riservatezza e alla gestione di informazioni confidenziali.
• Flessibilità e capacità di adattarsi a richieste e urgenze variabili.
• Precisione, attenzione al dettaglio e cura nella comunicazione scritta e verbale.
• Autorevolezza, standing professionale e capacità relazionale di alto livello.
• Proattività, autonomia e forte orientamento al problem solving.
• Padronanza degli strumenti digitali e delle piattaforme di collaborazione (Office 365, Teams, strumenti di calendar e travel management).

Overview

Scopo del ruolo : Supporto al leadership team, gestione dell’ufficio di Milano Garibaldi, assistenza generale. Supporto e coordinamento ed organizzazione eventi aziendali e congressi.

• Supporto “executive assistant” al leadership team
• Supporto alla gestione dei Comitati di Direzione (minuta, follow-up)
• Gestione e smistamento casella PEC
• Supporto HR e Finance
• Gestione forniture ufficio (cancelleria, etc)
• Supporto travel policy tramite agenzia viaggi esterna
• Smistamento posta, gestione spedizioni con corrieri
• Supporto ai siti produttivi
• Supporto gestione eventi, ECM e organizzazione congressi medici

• Formazione preferibilmente universitaria
• Ottima conoscenza scritta e parlata della lingua inglese
• Esperienza pluriennnale nella gestione di supporto direzionale, preferibilmente nel settore farmaceutico
• Supporto all’organizzazione di eventi e / o congressi

• Flessibilità e riservatezza
• Capacità di lavorare in team
• Capacità di costruire e mantenere solide e positive relazioni con tutti gli interlocutori e a tutti i livelli
• Proattività e orientamento alla soluzione dei problemi
• Doti di pianificazione e gestione delle priorità

tempo indeterminato

ibrida

Milano Zona Garibaldi

Overview

Per importante multinazionale americana, proponiamo un'opportunità come:

EXECUTIVE ASSISTANT

• Gestione rapporti di business e di progetti con inserimento ed elaborazione dati, reporting regolare su base settimanale o mensile


• Gestione di coordinamento meeting, viaggi, booking di hotel, auto, spazi esterni, (note spese per i responsabili)


• A livello di ufficio: Supporto per i colleghi stranieri e per i nuovi assunti, gestione dei processi necessari per ottenere i visti (interfacciarsi con studi legali, contatti da rapportarsi in base alla modulistica), gestione ordini materiale per ufficio (backup a altri colleghi/uffici non necessariamente in Italia per quanto concerne la modulistica)


• A livello di HR: Rapporto con eventuali sindacati, supporto a diverse attività (open day università, recruitment, gestione formazione del personale con training e attività di team building)


• Inoltre, si richiedono ulteriori attività


• Assicurarsi che vengano eseguiti con correttezza gli standard di sicurezza per formazione visite mediche


• Sviluppo materiale marketing come newsletter

• Richiesta laurea triennale


• FLUENTE CONOSCENZA DELLA LINGUA INGLESE

• Si offre un contratto a tempo INDETERMINATO


• Orario: Full time 40 ore settimanali dal lunedì al venerdì con flessibilità di entrata e uscita


• Sede di lavoro: Cernusco sul Naviglio (MI)

lavoro temporaneo, Permanent e Professional Staffing, Ricerca e Selezione, Consulenza HR, Formazione, Outsourcing, supporto alla ricollocazione e attività complementari. Siamo presenti in più di 30 Paesi in Europa, Asia e America con un team di oltre 6000 persone.

• I valori che ci contraddistinguono


• attenzione, passione, apprendimento continuo e innovazione, collaborazione, sostenibilità, responsabilità.

Gi Group S.P.A. è autorizzata ad operare dal Ministero del Lavoro (Aut. Min. 26 / 11 / 2004 PROT. 1101 - SG).

Overview

The Executive Assistant will be responsible for handling a wide range of administrative and executive support-related tasks that vary in complexity and sensitivity. This position will report to the President & COO and also support the Business Management Office. The Executive Assistant will be a highly resourceful team-player, who is comfortable working in a fast-paced environment, sometimes under pressure, while remaining flexible, proactive, and efficient. The position requires the ability to exercise good judgment in a variety of situations, with strong written and verbal communication, administrative and organizational skills, and the ability to maintain a realistic balance among multiple priorities.

• Manage an extremely active calendar of appointments; complete expense reports; compose and prepare correspondence that is sometimes confidential; copy, review outside mail, scan and file documents, screen phone calls and visitors, update Outlook contacts, maintain executive files, arrange detailed travel plans, itineraries, and agendas; and compiling documents for travel-related meetings
• Be reachable in case of emergencies (i.e.: schedule changes)
• Anticipate the executives’ needs and proactively bring together appropriate people and resources to support the executive in addressing these issues
• Represent the executives by welcoming visitors, arranging company dinners and other corporate functions; answering questions and meeting requests directed to the executive office
• Enhances executives’ and company’s reputation by accepting ownership for accomplishing new and different requests; exploring opportunities to add value to job accomplishments
• Completes critical aspects of deliverables and special assignments by establishing objectives; determining priorities; managing timelines; gaining cooperation of others; monitoring progress; problem solving; making adjustments to plans
• Manage logistics of Product off-site meeting and assist with any department meetings as needed
• Managing external contacts; understanding who they are, who the primary contacts are and keeping track of periodic communication needed for primary contacts
• Improves quality results by studying, evaluating, and redesigning processes; implementing changes
• Effectively handle product-related activities and communications with a high degree of professionalism, accuracy and confidentiality
• Perform additional duties as assigned

• At least 10+ years of executive administrative support experience
• Excellent verbal and superior writing and report presentation skills
• Polished professional with experience (minimum 5 years) supporting high-level executives
• High level of professionalism and demonstrated ability to handle confidential information
• Demonstrated success where personal results and accountability are evident
• Strong organizational skills with the ability to perform and prioritize multiple tasks with excellent attention to detail
• Experience working for a global company
• Flexible and adaptable in ambiguous situations
• Strong sense of teamwork
• Ability to operate independently and remotely from a supervisor
• Advanced PC skills in Microsoft Office, including Word, PowerPoint and Excel
• Proficiency with technology including mobile devices

Una rinomata azienda biofarmaceutica globale, focalizzata sull'innovazione e sulle cure specialistiche, è alla ricerca di un Project Manager per il supporto alle attività amministrative e di coordinamento delle funzioni di Field Force.

Responsabilità principali:

1. Coordinare tutti gli aspetti amministrativo-burocratici della Field Force, garantendo conformità alle normative e alle procedure aziendali.
2. Supportare il monitoraggio del budget, l'organizzazione di meeting e la preparazione della documentazione.
3. Gestire le attività amministrative a supporto della Direzione, assicurando il rispetto delle procedure interne.
4. Gestire i rapporti con gli uffici amministrativi aziendali e l'organizzazione/spedizione del materiale.
5. Supportare la preparazione di documentazione e presentazioni per la Business Unit (BU).
6. Organizzare riunioni di BU, inclusa la preparazione della documentazione e la partecipazione alle riunioni di ciclo annuale.
7. Pianificare l'agenda del BUH, organizzando gli appuntamenti prioritari.
8. Gestire la logistica dei viaggi e l'organizzazione di incontri aziendali.
9. Interfacciarsi con interlocutori esterni, rappresentando l'azienda con professionalità.
10. Gestire i rapporti con i fornitori, contratti e sponsorizzazioni.

Requisiti richiesti:

• Diploma di scuola superiore o formazione equivalente.
• Almeno 5 anni di esperienza nel ruolo o in attività di supporto in contesti multinazionali complessi.
• Conoscenza delle tematiche di gestione agenda, organizzazione riunioni, viaggi, documentazione e presentazioni.
• Esperienza nel settore farmaceutico rappresenta un plus.
• Madrelingua o conoscenza professionale della lingua italiana.
• Conoscenza professionale della lingua inglese.
• Ottima conoscenza di Office (Excel, Word, PowerPoint), database e applicativi di riferimento.

Se sei interessato a questa posizione, invia il tuo CV aggiornato e una lettera di presentazione.

Livix è una holding dinamica attiva nel settore real estate e nell’innovazione tecnologica. Coordina e supporta un ecosistema di startup e iniziative imprenditoriali orientate alla digitalizzazione, all’intelligenza artificiale e alla sostenibilità applicate all’ambiente costruito.

In questo contesto, cerchiamo un / a figura da integrare nella posizione di Executive Assistant (assistente di direzione) autonoma e strutturata che affianchi i soci, in particolare uno dei founder, nelle attività quotidiane, nella gestione di progetti speciali, nella ricerca e sviluppo e nel supporto amministrativo.

1. Supporto ai soci
2. Gestione dell’agenda, organizzazione trasferte e riunioni, redazione di documentazione strategica, presentazioni, report, verbali
3. Ricerca e Sviluppo
4. Scouting tecnologico e immobiliare, monitoraggio bandi, benchmark di mercato, supporto alla redazione di pitch, project plan, documentazione per grant e finanziamenti
5. Relazioni strategiche e operative
6. Facilitazione dei rapporti con stakeholder (investitori, advisor, fornitori, partner tecnologici, team interni ed esterni)
7. Supporto amministrativo e contabile
8. Raccolta e organizzazione documentazione per commercialista, notaio e advisor finanziari
9. Supporto alla predisposizione dei bilanci e nella raccolta dati per situazioni economiche/patrimoniali delle partecipate
10. Redazione e gestione note spese, prima nota, archiviazione documenti e controllo costi ricorrenti
11. Supporto ai processi societari
12. Preparazione atti societari, convocazioni CDA / assemblee, coordinamento con studi legali e notarili
13. Organizzazione eventi, board meeting e workshop
14. Gestione logistica, inviti, materiali e follow-up
15. Gestione operativa dell’ufficio: spazi, fornitori, accessi, accoglienza e operations di sede

• Esperienza di almeno 5+ anni in ruoli di Executive Assistant o Office Manager, preferibilmente in contesti dinamici (startup, fondi, innovation hub, società di consulenza)
• Esperienza diretta nel supporto a Founder, CEO, Board
• Conoscenze di base in ambito amministrativo-contabile: bilanci, prima nota, relazioni con commercialista/studio contabile
• Eccellente padronanza dei principali strumenti digitali: Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), SharePoint, strumenti di collaborazione e project management (es. Notion, Trello, Slack, ecc.)
• Precisione, autonomia, visione strategica, riservatezza e spirito imprenditoriale
• Curiosità verso il mondo startup, sostenibilità e innovazione tecnologica

• Sede: Milano e lavoro da remoto con possibili trasferte occasionali
• Contratto: full-time / part-time evolutivo / P.IVA
• Coinvolgimento diretto nei progetti strategici del gruppo
• Ambiente giovane, visionario, in forte espansione
• Flessibilità organizzativa e possibilità di apprendimento trasversale

Contratto di lavoro : Tempo pieno, Contratto con partita IVA

Retribuzione : €30.000,00 - €50.000,00 all'anno

Benefit :

• Cellulare aziendale
• Computer aziendale
• Lavoro da casa
• Orario flessibile
• Spese di alloggio

Retribuzione supplementare :

• Bonus
• Premio di produzione
• Quattordicesima
• Tredicesima

Esperienza :

• Assistente di direzione: almeno 5 anni (Obbligatorio)
• Founder Assistant: almeno 3 anni (Preferenziale)